Hiện nay, tài liệu của các tổ chức, doanh nghiệp vẫn tồn tại dưới dạng giấy, phân tán và thiếu cấu trúc. Việc tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin còn phụ thuộc vào quy trình thủ công, gây chậm trễ trong vận hành và ra quyết định. Trong khi đó, yêu cầu về quản trị dữ liệu, kết nối hệ thống và chuyển đổi số ngày càng cao, đòi hỏi tài liệu không chỉ được lưu trữ mà phải sẵn sàng khai thác như một nguồn dữ liệu thực sự.
KHOẢNG CÁCH GIỮA THỰC TẾ VÀ NHU CẦU CHUYỂN ĐỔI SỐ
Nghị quyết 57-NQ/TW và Chiến lược Dữ liệu Quốc gia đến năm 2030 đã xác định rõ: Dữ liệu là tài sản quan trọng, đóng vai trò nền tảng cho phát triển kinh tế số và hiện đại hóa quản lý.
Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp và cơ quan, dữ liệu vẫn đang “mắc kẹt” bởi: Hồ sơ giấy rời rạc, chưa được chuẩn hóa; Quy trình lưu trữ và khai thác thủ công; Dữ liệu khó kết nối, khó tích hợp với hệ thống số
Hệ quả là: Thời gian tra cứu kéo dài, quyết định thiếu dữ liệu kịp thời, nhiều rủi ro thất lạc hoặc sai lệch thông tin và hạn chế khả năng kết nối với các nền tảng dữ liệu lớn.
CHUẨN HÓA DỮ LIỆU - BƯỚC ĐI NỀN TẢNG CHO MỌI TỔ CHỨC
Để chuyển đổi từ “lưu trữ tài liệu” sang “khai thác dữ liệu”, tổ chức cần một lộ trình bài bản, từ Chỉnh lý, số hóa, xây dựng dữ liệu số, khai thác.
Trong đó, chỉnh lý và số hóa là bước nền tảng, quyết định trực tiếp đến chất lượng dữ liệu và khả năng sử dụng trong vận hành. Đây không chỉ là yêu cầu tuân thủ, mà còn là cơ hội để:
Tối ưu quy trình quản lý và vận hành
Nâng cao hiệu quả khai thác thông tin
Giảm chi phí lưu trữ và xử lý thủ công
Tạo nền tảng dữ liệu phục vụ chuyển đổi số
VIETTEL CUSTOMER SERVICE: NĂNG LỰC TRIỂN KHAI CHỈNH LÝ & SỐ HÓA TÀI LIỆU QUY MÔ LỚN
Viettel Customer Service (VCX) cung cấp dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu toàn trình, kết hợp giữa nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu và công nghệ hiện đại, giúp tổ chức xây dựng hệ thống dữ liệu chuẩn hóa, an toàn và sẵn sàng khai thác. Dịch vụ của Viettel Customer Service đảm bảo:
1. Chuẩn mực nghiệp vụ
Công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện tuân thủ nghiệp vụ lưu trữ và tuân thủ tiêu chuẩn của ngành, về quy trình và nhân sự: Tiêu chuẩn theo quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Sở nội vụ cấp
Quy trình chỉnh lý được triển khai theo tiêu chuẩn bao gồm 23 bước từ tiếp nhận, phân loại, lập hồ sơ, biên mục đến tổ chức lưu trữ khoa học. Toàn bộ quy trình đảm bảo tính khoa học, nhất quán và khả năng khai thác lâu dài của tài liệu.
Sau khi chỉnh lý, tài liệu được số hóa theo quy trình chuẩn, đảm bảo kiểm soát chất lượng và tính chính xác của dữ liệu. Quy trình số hóa tuân thủ các quy định của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu lưu trữ: Thông tư 16/2023/TT-BNV, Thông tư 12/2010/BNV.
2. Năng lực triển khai
VCX có khả năng triển khai dự án tại nhiều tỉnh/thành, đáp ứng yêu cầu thực hiện trên phạm vi rộng với tính linh hoạt cao. Với năng lực tổ chức và điều phối hiệu quả, VCX có thể xử lý đồng thời nhiều dự án quy mô lớn, đảm bảo tiến độ và hiệu quả ngay cả khi phải xử lý khối lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn.
Bên cạnh đó, VCX sở hữu đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao, được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ và số hóa, qua đó đảm bảo chất lượng và tính đồng bộ trong toàn bộ quá trình triển khai.
3. Công nghệ & bảo mật
VCX ứng dụng công nghệ số hóa kết hợp OCR nhằm thực hiện quét, nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ tài liệu một cách tự động và chính xác. Dữ liệu sau số hóa được quản lý trên nền tảng phần mềm quản lý tài liệu số (AI-DMS), cho phép tổ chức và lưu trữ tập trung, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu và khai thác thông tin nhanh chóng.
Toàn bộ quy trình được triển khai theo quy chuẩn của Bộ Nội vụ, đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ và bảo mật thông tin. Dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ, phân quyền rõ ràng và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình quản lý và khai thác.
TỪ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẾN TÀI SẢN DỮ LIỆU
Chỉnh lý và số hóa tài liệu không chỉ là hoạt động xử lý hồ sơ, mà là bước chuyển giúp tổ chức hình thành và khai thác hiệu quả tài sản dữ liệu. Khi được chuẩn hóa, dữ liệu trở nên dễ quản lý, dễ tra cứu và gia tăng khả năng khai thác trong thực tiễn, đồng thời tạo nền tảng cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu và sẵn sàng kết nối với các hệ thống dữ liệu lớn.
VCX ĐỒNG HÀNH CÙNG HÀNH TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ
Viettel Customer Service không chỉ cung cấp dịch vụ, mà đồng hành cùng các cơ quan, doanh nghiệp trong việc xây dựng nền tảng dữ liệu hiện đại, an toàn và có khả năng mở rộng.
VCX đồng hành biến kho tài liệu lưu trữ thành sức mạnh số.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn dịch vụ chuẩn hóa dữ liệu tối ưu cho Quý đơn vị:
📞 Hotline: 1800 9397
📩 Email: dvkh@viettel.com.vn
📍 Địa chỉ: Tầng 23, tòa nhà Vinacomin, số 3 Dương Đình Nghệ, Phường Yên Hòa, Hà Nội.
