Case study từ PennyMac: Vận hành CSKH hiệu quả hơn với hệ thống tri thức tập trung

Trong kỷ nguyên trải nghiệm khách hàng (CX) hiện đại, tốc độ và sự chính xác là những yếu tố then chốt quyết định sự gắn bó của người dùng. Tuy nhiên, một thực trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp là nhân viên chăm sóc khách hàng (CSKH) thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải thông tin nhưng lại thiếu hụt tri thức cần thiết để xử lý tình huống thực tế.

Bài viết này phân tích cách PennyMac – một định chế tài chính tại Mỹ – đã giải quyết bài toán này.

1. Bài toán tại PennyMac: Khi tri thức bị phân mảnh

Trước khi tiến hành cải tổ, PennyMac đối mặt với một thách thức điển hình trong quản trị nội bộ: Tri thức không tập trung.

Những nút thắt chính bao gồm:

• Thông tin rải rác: Các quy trình, chính sách và hướng dẫn nghiệp vụ nằm tản mác trên Google Docs, email và các thư mục cá nhân. Điều này khiến việc tìm kiếm trở nên mất thời gian và thiếu hệ thống.

• Độ trễ trong phản hồi: Đối với những tình huống mới, nhân viên thường mất từ 1 đến 2 tuần để nhận được câu trả lời chính xác từ bộ phận chuyên môn.

• Ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng: Nhân viên buộc phải tạm dừng cuộc gọi để tra cứu hoặc hỏi ý kiến nội bộ, dẫn đến sự đứt gãy trong trải nghiệm và làm giảm chỉ số hài lòng của khách hàng.

2. Giải pháp chiến lược: Hệ thống quản trị tri thức tập trung

Nhận thấy tri thức chỉ có giá trị khi được vận dụng đúng lúc, PennyMac đã triển khai nền tảng quản lý tri thức tập trung với tư duy: Biến tài liệu thành công cụ hỗ trợ trực tiếp.

Các thay đổi cốt lõi:

• Tìm kiếm theo ngữ cảnh: Thay vì phải ghi nhớ chính xác tên văn bản, nhân sự có thể tìm kiếm dựa trên tình huống thực tế đang trao đổi với khách hàng.

• Chuyển đổi mô hình: Thông tin không còn nằm im trong các kho lưu trữ thụ động mà được cấu trúc hóa để phục vụ cho từng tương tác cụ thể. Điều này giúp tri thức luôn sẵn sàng ngay tại thời điểm phát sinh nhu cầu.

3. Kết quả chuyển đổi số trong vận hành

Sau khi áp dụng hệ thống mới, PennyMac đã ghi nhận những cải thiện đáng kể về cả hiệu suất nhân sự lẫn hiệu quả vận hành:

Quan trọng hơn cả những con số, đội ngũ nhân viên đã có thể phản hồi khách hàng một cách tự tin và chính xác hơn, trực tiếp nâng cao uy tín thương hiệu.

4. Bài học cho doanh nghiệp: Tri thức là tài sản sống

Case study từ PennyMac cho thấy một bài học đắt giá: Tri thức doanh nghiệp chỉ phát huy giá trị tối đa khi đảm bảo được ba yếu tố: Dễ tìm – Dễ hiểu – Dễ sử dụng. Việc chuyển dịch từ các kho lưu trữ cồng kềnh sang mô hình tinh gọn, có tính tương tác cao là bước đi tất yếu để tối ưu hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng bền vững.

5. KnowXHub: Giải pháp quản trị tri thức từ Viettel Customer Service

Từ thực tiễn vận hành và thấu hiểu những rào cản trong quản trị tri thức, Viettel Customer Service đã phát triển nền tảng KnowXHub. Đây là giải pháp được thiết kế nhằm mục tiêu biến tri thức thành "trợ lý ảo" đắc lực cho đội ngũ nhân sự.

Những ưu thế vượt trội của KnowXHub:

• Tìm kiếm thông minh: Hỗ trợ tìm kiếm theo ngữ cảnh tương tự như khi đang trao đổi trực tiếp với khách hàng, giúp rút ngắn thời gian tra cứu.

• Chuẩn hóa dữ liệu: Tập trung toàn bộ tri thức doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo tính thống nhất của thông tin.

• Tối ưu nội dung: Các bài viết được biên tập ngắn gọn, súc tích, giúp nhân viên có thể nắm bắt và áp dụng ngay lập tức.

• Hỗ trợ tương tác nội bộ: Cơ chế hỏi – đáp nhanh chóng giúp giải quyết các vướng mắc nghiệp vụ phát sinh trong thời gian thực.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc trang bị cho nhân viên một hệ thống tri thức mạnh mẽ chính là nền tảng để doanh nghiệp bứt phá về dịch vụ.

Liên hệ Viettel Customer Service để được tư vấn các giải pháp tối ưu hóa vận hành và quản trị tri thức phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn.